西北师范大学秘书学专业课程教学大纲
电子文件学
一、说明
（一）课程性质
电子文件学是秘书学专业的选修课。本学科领域涉及到计算机与网络环境下电子文件管理的许多重要的基本概念、基础理论、基本规律、基本原则、基本思想、基础技术、基本方法和技能。
（二）教学目的
通过本课程的学习，了解电子文件生命周期全过程，认识影响电子文件真实完整与有效管理的主要因素，掌握管理电子文件的基础理论与基本方法，以及与电子文件管理、利用相关的法律问题。该课程主要培养学生会运用电子文件管理原理去观察、分析与解决电子环境下这类新型文件的管理问题，为电子环境下的重要的文件管理与信息管理打下坚实的管理学基础。
（三）教学内容
本课程主要对电子文件基本概念、元数据及文件生命周期理论、维护电子文件真实完整的管理原则与方法、与电子文件管理相关的法律问题进行学习。由于本课程知识点与其他学科融合较多，实践与案例学习环节极为重要。
（四）教学时数
本课程开设一学期，共36个学时，平均学时为每周2个学时。
| 序号 | 内 容 | 学时 |
| 1 | 第一章 电子文件概述 | 4 |
| 2 | 第一节 电子文件的概念和种类 | 2 |
| 3 | 第二节 电子文件的特点 | 2 |
| 4 | 第二章 电子文件管理概述 | 4 |
| 5 | 第一节 电子文件的管理原则 | 1 |
| 6 | 第二节 电子文件的管理模式 | 1 |
| 7 | 第三节 电子文件管理的法规、制度与标准 | 2 |
| 8 | 第三章 电子文件的鉴定与归档 | 4 |
| 9 | 第一节 电子文件鉴定工作的内容 | 1 |
| 10 | 第二节 电子文件的内容鉴定 | 1 |
| 11 | 第三节 电子文件的技术鉴定、处置及鉴定过程监控 | 1 |
| 12 | 第四节 电子文件的归档 | 1 |
| 13 | 第四章 电子文件的检索 | 4 |
| 14 | 第一节 电子文件检索概述 | 1 |
| 15 | 第二节 电子文件检索系统 | 1 |
| 16 | 第三节 电子文件的著录 | 1 |
| 17 | 第四节 电子文件的网络检索 | 1 |
| 18 | 第五章 电子文件的利用 | 4 |
| 19 | 第一节 电子文件利用的特点及原则 | 2 |
| 20 | 第二节 电子文件开发利用的方式与方法 | 2 |
| 21 | 第六章 电子文件的保管 | 4 |
| 22 | 第一节 电子文件载体的保管 | 2 |
| 23 | 第二节 电子文件信息保护 | 2 |
| 24 | 第七章 电子文件管理系统 | 4 |
| 25 | 第一节 电子文件管理系统概述 | 2 |
| 26 | 第二节 电子文件管理系统开发 | 2 |
| 27 | 第八章 数据库电子文件管理 | 4 |
| 28 | 第一节 数据库管理系统概述 | 1 |
| 29 | 第二节 数据库电子文件的管理工具 | 1 |
| 30 | 第三节 数据库电子文件管理的策略与技术背景 | 2 |
| 31 | 第九章 电子邮件管理 | 4 |
| 32 | 第一节 电子邮件概述 | 1 |
| 33 | 第二节 电子公务邮件的性质和特点 | 1 |
| 34 | 第三节 电子公务邮件的管理 | 2 |
| | 合计 | 36 |
（五）教学方式
启发式课堂教学，讲授、实验、录像示教、课外查阅资料、学写课程论文等。
二、本文
第一章 电子文件概述
教学要点：
通过本章学习，理解电子文件的定义及其揭示的两个基本特征，了解电子文件的种类，电子文件的生命周期，认识电子文件的特点。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件的概念和种类（2学时）
一、电子文件的概念
电子文件概念。概念所揭示的电子文件的两个基本特征。
二、电子文件的种类
（一）电子文件按信息存在形式分类。
（二）电子文件按文件的功能分类。
（三）电子文件按文件的生成方式分类。
三、电子文件的生命周期
（一）电子文件的生命周期的三个阶段。
（二）电子文件生命周期理论的基本思想。
第二节 电子文件的特点（2学时）
一、信息的非人工识读性
二、系统依赖性
三、信息与特定载体之间的可分离性
四、信息的易变性
造成电子文件信息发生变化的主要原因。
五、信息存储的高密度性
六、多种信息媒体的集成性
七、信息的可操作性
数字信息可操作性的主要表现。
考核要求：
一、电子文件的概念
（一）识记：电子文件定义。
（二）领会：电子文件概念所揭示的两个基本特征
二、电子文件的种类
（一）识记：文本文件、数据文件、图形文件、图像文件、影像文件、声音文件、命令文件、主文件、支持性文件、辅助性文件、工具性文件、多媒体文件、超文本文件含义。
（二）领会：按信息存在形式、文件功能、文件生成方式对电子文件的分类。
三、电子文件的生命周期
（一）识记：电子文件生命周期三个阶段。
（二）领会：电子文件生命周期理论的基本思想。
四、电子文件的特点
（一）识记：电子文件的特点。
（二）领会：
1.造成电子文件信息发生变化的主要原因；
2.数字信息可操作性的主要表现。
第二章 电子文件管理概述
教学要点：
通过本章学习，掌握电子文件管理的基本原则及不同管理模式，了解电子文件管理的法规、制度与标准。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件的管理原则（1学时）
一、全程管理原则
二、前端控制原则
三、真实性保障原则
四、完整性保证原则
五、可读性保障原则
第二节 电子文件的管理模式（1学时）
一、机械内部电子文件的管理模式
对电子文件实行统一管理，实行文件、档案一体化管理。
二、档案馆电子文件的管理模式
集中式保管模式，分布式保管模式。
三、数字档案馆
数字档案馆的概念、数字档案馆与数字图书馆的联系与区别、数字档案馆的主要功能。
第三节 电子文件管理的法规、制度与标准（2学时）
一、电子文件管理的法律规范
关于电子文件法律证据性、电子文件安全、电子文件中的隐私权、知识产权问题的法律规范。
二、电子文件制度
综合性电子文件管理制度，专项电子文件管理制度。
三、电子文件标准
考核要求：
一、电子文件管理原则
（一）识记：
1.电子文件全程管理含义；
2.前端控制含义；
3.电子文件真实性含义；
4.电子文件完整性含义；
5.电子文件可读性含义。
（二）领会：
1.电子文件全程管理框架模式；
2.前端控制的必要性；
3.维护电子文件真实性的难度及措施；
4.保证电子文件完整性的要求；
5.保证电子文件可读性的措施。
二、电子文件管理模式
（一）识记：
1.集中式保管模式；
2.分布式保管模式；
3.数字档案馆概念
（二）领会：
1.机构内部电子文件必须实行统一管理，实行文件、档案一体化管理；
2.主张档案馆对电子文件实行集中式保管模式或分布式保管模式的理由；
3.数字档案馆与数字图书馆的联系与区别；
4.数字档案馆的主要功能。
三、电子文件管理法规、制度与标准
（一）识记：
1.电子文件法律规范含义及其特点；
2.电子文件制度含义；
3.综合性电子文件管理制度；
4.专项电子文件管理制度；
5.电子文件标准含义。
（二）领会：
1.电子文件法律规范和电子文件制度和联系与差异；
2.我国电子文件标准的种类和主要内容。
第三章 电子文件的鉴定与归档
教学要点：
通过本章学习，认识电子文件鉴定工作的原理与内容，了解电子文件内容鉴定、技术鉴定及其处置的内容、方法与要求，了解电子文件归档的范围、方式、时间、要求与手续。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件鉴定工作的内容（1学时）
一、电子文件鉴定工作的影响因素
二、电子文件鉴定工作的内容及特点
（一）电子文件的鉴别工作，电子文件的内容鉴定和技术状态鉴定，电子文件的处置；
（二）电子文件鉴定工作的特点。
第二节 电子文件的内容鉴定（1学时）
一、电子文件内容鉴定工作的要素
二、电子文件内容鉴定的基本方法
三、电子文件内容鉴定的步骤
第三节 电子文件的技术鉴定、处置及鉴定过程监控（1学时）
一、电子文件的技术鉴定
真实性鉴定、完整性鉴定、可读性鉴定、无病毒鉴定、介质状况检测
二、电子文件的处置
三、对鉴定过程的监控
第四节 电子文件的归档（1学时）
一、电子文件的归档范围
电子文件的归档范围。双套归档制。
二、电子文件的归档方式
逻辑归档，物理归档
三、电子文件的归档时间
四、电子文件的归档要求
五、归档手续
考核要求：
一、电子文件鉴定工作的内容及特点
（一）识记：
1.电子文件鉴定的概念；
2.电子文件的双重鉴定；
3.电子文件的处置。
（二）领会：
1.电子文件鉴定工作的影响因素；
2.电子文件鉴别工作的任务、时间、步骤；
3.电子文件鉴定工作的特点。
二、电子文件的内容鉴定
（一）识记：职能鉴定法。
（二）领会：
1.电子文件的价值主体、鉴定者及文件价值；
2.电子文件内容鉴定的步骤。
三、电子文件的技术鉴定
（一）识记：
1.电子文件折技术鉴定；
2.完整性鉴定；
3.可读性鉴定。
（二）领会：
1.电子文件真实性维护措施及真实性鉴定的内容；
2.可读性鉴定的内容。
四、电子文件的处置及鉴定过程监控
（一）领会：
1.电子文件处置工作的内容、方法及依据；
2.记录电子文件鉴定工作的文件；
3.电子文件鉴定工作的监控措施。
五、电子文件的归档
（一）识记：
1.逻辑归档；
2.物理归档。
（二）领会：
1.电子文件的归档方式及其特点；
2.电子文件的归档时间；
3.归档电子文件的质量要求；
4.电子文件归档手续。
第四章 电子文件的检索
教学要点：
通过本章学习，认识电子文件检索过程及种类，电子文件检索系统的概念、功能要求及发展。掌握电子文件的著录与标引工作，了解电子文件的网络检索特点、步骤和系统评价。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件检索概述（1学时）
一、电子文件检索的含义
二、电子文件检索的种类
批处理检索、联机检索、布尔检索、截词检索、加权检索、原文检索、超文本检索
第二节 电子文件检索系统（1学时）
一、用户界面
二、检索语言
电子文件检索语言呈现的新特点和趋势
三、专家系统
电子文件检索专家系统的功能。
第三节 电子文件的著录（1学时）
一、电子文件著录的概念及特点
电子文件著录概念，电子文件著录的特点
二、电子文件著录的组织
三、电子文件的著录项目
四、电子文件的标引
电子文件标引，电子文件自动标引。
五、元数据
元数据的含义和作用，元数据的构成，元数据的管理。
第四节 电子文件的网络检索（1学时）
一、电子文件Web检索的特点
二、电子文件Web检索的步骤
三、电子文件网络检索系统的评价
考核要求：
一、电子文件检索的含义及种类
（一）识记：
1.批处理检索；
2.联机检索；
3.布尔检索；
4.截词检索；
5.加权检索；
6.原文检索；
7.超文本检索
（二）领会：
1.电子文件检索过程；
2.批处理检索与联机检索的对比；
3.超文本检索的特点。
二、电子文件检索系统
（一）识记：
1.电子文件检索系统概念及其功能要求；
2.电子文件检索专家系统
（二）领会：
1.电子文件检索系统用户界面设计的可用技术；
2.电子文件检索语言呈现的两大特点和趋势；
3.电子文件检索专家系统的功能。
三、电子文件的著录与标引
（一）识记：
1.电子文件著录概念；
2.电子文件标引，自动标引及其形式；
3.元数据
（二）领会：
1.电子文件著录的特点；
2.电子文件著录的组织；
3.一份电子文件完整的著录信息的三个部分；
4.元数据与著录数据的联系与区别；
5.文件保管元数据的组成部分；
6.元数据的管理。
四、电子文件的网络检索
（一）识记：
1.EAD；
2.数据覆盖率、链接系统数、各类型数据比率、查全率、查准率、响应时间、可存取性。
（二）领会：
1.电子文件Web检索的特点；
2.电子文件Web检索的步骤；
3.电子文件网络检索系统的评价指标。
第五章 电子文件的利用
教学要点：
通过本章学习，认识电子文件利用的特点和原则，了解电子文件利用的障碍及对策，熟悉电子文件开发利用的方式与方法。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件利用的特点及原则（2学时）
一、电子文件利用的特点
二、电子文件利用的原则
三、电子文件利用的障碍及对策
第二节 电子文件开发利用的方式与方法（2学时）
一、电子文件资源开发的方式
二、电子文件编研
三、电子文件提供利用的方式和方法
考核要求：
一、电子文件利用的特点及原则
（一）识记：电子文件利用的特点
（二）领会：
1.电子文件利用的原则；
2.电子文件利用的障碍。
二、电子文件开发利用的方式与方法
（一）识记：
1.电子文件编研；
2.电子文件编研成品及其类型；
3.就地阅览；
4.出借；
5.复制供应；
6.咨询服务；
7.网站服务；
8.局域网服务。
（二）领会：
1.电子文件编研工作的特点；
2.电子文件提供利用服务的类型。
第六章 电子文件的保管
教学要点：
通过本章学习，了解电子文件载体的类型及其保护措施，了解电子文件信息安全规范及信息保护的相关措施。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件载体的保管（2学时）
一、电子文件载体的种类
二、电子文件载体的保护
第二节 电子文件信息保护（2学时）
一、信息安全规范
二、信息加密技术
三、信息认证技术
四、防治计算机病毒
五、信息备份
六、网络安全
七、电子文件长期可存取技术
考核要求：
一、电子文件载体的保管
（一）识记：各种媒介预计寿命。
（二）领会：
1.磁带的种类、特点及应用；
2.硬盘的分类、特点及应用；
3.软盘的分类、特点及应用；
4.光盘的类别、特点及应用。
二、电子文件信息保护
（一）识记：
1.计算机病毒及其类型；
2.备份技术与备份管理制度。
（二）领会：
1.电子文件信息安全规范的主要方面；
2.信息认证的目的、要求与实用技术；
3.计算机病毒的特征与防治；
4.网络安全威胁及安全技术。
第七章 电子文件管理系统
教学要点：
通过本章学习，认识电子文件管理系统的概念和特点，了解电子文件管理系统的开发原则、实现方式以及制约系统开发成败的因素，初步了解开发电子文件管理系统的调查分析、设计、实施等工作。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子文件管理系统概述（2学时）
一、电子文件管理系统概念
二、电子文件管理系统的特点
第二节 电子文件管理系统开发（2学时）
一、电子文件管理系统开发原则
整体性、全程性、安全性、相关性、综合性、自动化、后续性
二、电子文件管理系统实现方式
嵌入式、联合式、独立式
三、影响电子文件管理系统开发成败的因素
四、电子文件管理系统的调查分析
五、电子文件管理系统功能需求分析
六、电子文件管理系统的设计、实施和评价
考核要求：
一、电子文件管理系统概念与特点
（一）识记：电子文件管理系统。
（二）领会：电子文件管理系统的特点。
二、电子文件管理系统开发
（一）识记：
1.电子文件管理系统开发的七个原则；
2.电子文件管理系统三种实现方式。
（二）领会：
1.电子文件管理系统开发的整体性原则；
2.电子文件管理系统开发的全程性原则；
3.电子文件管理系统开发的安全性原则；
4.电子文件管理系统开发的相关性原则；
5.电子文件之间的相关性联系；
6.电子文件管理系统综合性的表现；
7.电子文件管理系统采用嵌入式实现方式时需要完成的工作；
8.影响电子文件管理系统开发成败的因素；
9.电子文件管理系统的预期目标；
10.电子文件管理系统设计前机构宏观环境调查的目的；
11.电子文件管理系统设计前机构职能活动调查的目的与过程；
12.电子文件管理系统设计阶段的主要工作内容；
13.电子文件管理系统实施阶段的主要工作内容。
第八章 数据库电子文件管理
教学要点：
通过本章学习，认识数据库管理系统的基本概念，了解数据库电子文件的管理工具、管理策略和技术背景。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 数据库管理系统概述（1学时）
一、关系型数据库的特点
二、数据库管理系统基本概念
三、关系数据库中的操作对象及操作机制
第二节 数据库电子文件的管理工具（1学时）
一、数据词典
二、日志管理
三、安全机制
四、完整性机制
第三节 数据库电子文件管理的策略与技术背景（2学时）
一、管理策略
二、技术背景和趋势
考核要求：
一、数据库管理系统
（一）识记：
1.数据库电子文件；
2.数据模型及其组成；
3.关系模式和表；
4.视图。
（二）领会：
1.关系型数据库的特点；
2.数据库系统的三级模式。
二、数据库电子文件的管理工具
（一）识记：
1.数据字典；
2.日志。
（二）领会：
1.数据字典系统的功能；
2.日志的功能；
3.用户分类及其目的；
4.数据完整性及其实现方法。
三、数据库电子文件管理的策略与技术背景
（一）领会：
1.数据库电子文件的管理策略；
2.新一代数据库的发展趋势。
第九章 电子邮件管理
考核要点：
通过本章学习，认识电邮件的概念、了解电子公务邮件的性质和特点，掌握电子公务邮件管理的难点与管理要则。
教学时数：
本章的教学时数为4学时。
教学内容：
第一节 电子邮件概述（1学时）
一、电子邮件概念
二、电子邮件的应用特征
三、电子邮件的种类
四、电子邮件的功能
第二节 电子公务邮件的性质和特点（1学时）
一、公务活动中电子邮件的应用范畴
二、电子公务邮件的性质
三、电子公务邮件的特点
第三节 电子公务邮件的管理（2学时）
一、电子公务邮件的管理难点
二、电子公务邮件管理要则
考核要求：
一、电子邮件基本概念
（一）识记：电子邮件概念。
（二）领会：
1.电子邮件的应用特性；
2.电子邮件的种类；
3.电子邮件的功能。
二、电子公务邮件的性质、特点与管理
（一）识记：
1.电子公务邮件概念
（二）领会：
1.公务活动中电子邮件的应用范畴；
2.电子公务邮件的属性；
3.电子公务邮件的特点；
4.电子公务邮件的管理难点。
三、参考书目：
1.冯惠玲，《电子文件管理教程》，中国人民大学出版社2001年版。
2.丁海斌，《电子文件管理基础》，中国档案出版社2002年版。
本课程使用教具和现代教育技术的指导性意见
充分利用多媒体等现代化教学手段，使用多媒体投影教学，整体优化教学过程和教学内容；其次，通过实例教学，使学生在模仿实例获得相应的操作知识和技能，为下一步的自我创造打下良好基础。